Zakelijke factuur niet betaald? Dit kun je doen.
Je hebt jouw product of dienst geleverd, de factuur verstuurd en de betalingstermijn is inmiddels verstreken. Toch blijft betaling uit. Wat kun je als ondernemer doen en wanneer is het verstandig om een zakelijke vordering uit handen te geven?
- Controleer eerst of de factuur correct en daadwerkelijk opeisbaar is.
- Neem contact op met de zakelijke klant en stuur een duidelijke betalingsherinnering.
- Leg afspraken en communicatie zoveel mogelijk schriftelijk vast.
- Blijft betaling uit, dan kun je de vordering laten incasseren.
- Bewaar facturen, overeenkomsten en correspondentie goed.
Een onbetaalde factuur is voor veel ondernemers meer dan alleen vervelend. Het geld waarop je rekent blijft uit, terwijl jouw eigen kosten gewoon doorlopen. Hoe langer een vordering blijft liggen, hoe belangrijker het wordt om er actief achteraan te gaan.
Zeker bij zakelijke klanten is het verstandig om een duidelijk debiteurenproces te hebben. Daarmee voorkom je dat openstaande facturen ongemerkt weken of maanden blijven liggen.
Wat doe je als een zakelijke factuur niet wordt betaald?
Niet iedere te late betaling hoeft direct een incassodossier te worden. Soms is een factuur simpelweg over het hoofd gezien of ontbreekt er intern nog een goedkeuring bij jouw klant. Een duidelijke opbouw helpt om snel vast te stellen wat er speelt.
Controleer de factuur
Controleer of de factuur de juiste bedrijfsgegevens, het juiste bedrag en de afgesproken betalingstermijn bevat. Kijk ook of de gefactureerde werkzaamheden of producten overeenkomen met wat met de klant is afgesproken.
Controleer of de betalingstermijn is verstreken
Bekijk welke betalingstermijn met jouw klant is overeengekomen. Is die termijn verstreken en heb je nog geen betaling ontvangen, dan kun je de klant daarop aanspreken.
Neem contact op met de klant
Een kort telefoongesprek of een duidelijke e-mail kan soms al voldoende zijn. Vraag waarom betaling uitblijft en wanneer je de betaling kunt verwachten.
Stuur een betalingsherinnering
Bevestig schriftelijk welk bedrag nog openstaat, op welke factuur de vordering betrekking heeft en binnen welke termijn je betaling verwacht.
Leg eventuele afspraken vast
Spreekt de klant een concrete betaaldatum of betalingsregeling af? Bevestig dit dan schriftelijk. Zo voorkom je later discussie over wat precies is afgesproken.
Overweeg zakelijke incasso
Wordt er ondanks jouw inspanningen nog steeds niet betaald, dan kan het verstandig zijn om de vordering over te dragen aan een incassopartij.
Wanneer moet je niet te lang meer wachten?
Sommige ondernemers blijven een klant wekenlang opnieuw bellen en herinneringen sturen. Dat is begrijpelijk wanneer je de zakelijke relatie goed wilt houden, maar eindeloos uitstel kan ook tegen je werken.
Wanneer de klant meerdere betaalbeloften niet nakomt, niet meer reageert of steeds nieuwe redenen geeft waarom er nog niet betaald kan worden, is dat een duidelijk signaal om het dossier opnieuw te beoordelen.
Zorg ervoor dat je kunt aantonen waar de vordering vandaan komt. Denk aan de factuur, opdrachtbevestiging, overeenkomst, afleverdocumenten en relevante e-mails of berichten.
Welke documenten zijn belangrijk?
Hoe duidelijker de administratie, hoe eenvoudiger het doorgaans is om een zakelijke vordering te onderbouwen. Bewaar daarom niet alleen de factuur zelf.
Afhankelijk van de situatie kunnen bijvoorbeeld een offerte, opdrachtbevestiging, overeenkomst, algemene voorwaarden, afleverbevestiging, e-mails en eerdere betalingsafspraken relevant zijn.
Kan rente onderdeel worden van de vordering?
Bij zakelijke overeenkomsten kan rente verschuldigd zijn wanneer betaling te laat plaatsvindt. Welke rente van toepassing is, hangt onder meer af van de gemaakte afspraken en de omstandigheden van de vordering.
Ook buitengerechtelijke incassokosten kunnen onder voorwaarden onderdeel vormen van het bedrag dat bij de debiteur wordt gevorderd.
Wat kun je beter niet doen?
Als meerdere toezeggingen worden gebroken, is nóg een vrijblijvende herinnering niet altijd de beste vervolgstap.
Bevestig belangrijke betaalafspraken altijd schriftelijk, zodat later duidelijk is wat is afgesproken.
Bewaar alle stukken die aantonen waarom jouw klant het openstaande bedrag verschuldigd is.
Een openstaande factuur verdwijnt niet vanzelf. Zorg voor een duidelijk moment waarop je besluit om verdere actie te ondernemen.
Wanneer kun je Vordio inschakelen?
Vordio richt zich op het incasseren van zakelijke vorderingen. Wanneer jouw zakelijke klant een openstaande factuur niet betaalt, kun je jouw onderneming aanmelden bij Vordio.
Nieuwe opdrachtgevers worden eerst beoordeeld. Na goedkeuring krijg je toegang tot Mijn Vordio en kun je jouw incassodossiers digitaal indienen.
Voor het reguliere buitengerechtelijke incassotraject werkt Vordio op basis van No Cure No Pay. Er zijn geen opstartkosten en geen verplicht abonnement. Bij succesvolle inning vormen de daadwerkelijk geïnde buitengerechtelijke incassokosten de vergoeding voor Vordio.
Veelgestelde vragen
Hoe lang moet ik wachten voordat ik een factuur uit handen geef?
Kan ik een zakelijke klant direct laten aanschrijven?
Wat moet ik bij een incassodossier aanleveren?
Wat kost zakelijke incasso via Vordio?
Laat een onbetaalde factuur niet onnodig liggen.
Meld jouw onderneming aan bij Vordio. Na goedkeuring kun je jouw zakelijke incassodossiers direct via Mijn Vordio indienen.
