Incassokosten zakelijke klant: hoeveel mag je rekenen?

Een factuur die niet op tijd wordt betaald, levert niet alleen extra administratie op. Je moet de klant herinneren, contact opnemen, betaalafspraken controleren en mogelijk verdere stappen ondernemen om jouw geld alsnog te ontvangen.

In bepaalde situaties kunnen daarom naast de openstaande hoofdsom ook buitengerechtelijke incassokosten worden gevorderd. Bij zakelijke klanten is het belangrijk om te kijken naar de afspraken die partijen vooraf met elkaar hebben gemaakt.

Wat zijn incassokosten?

Incassokosten zijn kosten die samenhangen met het buitengerechtelijk innen van een openstaande vordering. Het gaat dus om werkzaamheden die worden verricht om betaling te verkrijgen voordat een eventuele gerechtelijke procedure wordt gestart.

Denk bijvoorbeeld aan het aanschrijven van de debiteur, het opvolgen van betalingsverzoeken, telefonisch contact, het bewaken van betaalafspraken en het behandelen van reacties op de vordering.

Hoe hoog zijn de wettelijke incassokosten?

Voor buitengerechtelijke incassokosten bestaat een wettelijke staffel. Bij die berekening wordt het bedrag aan incassokosten opgebouwd aan de hand van percentages over verschillende delen van de openstaande hoofdsom.

Bij toepassing van de wettelijke staffel geldt daarnaast een minimumbedrag van € 40 aan incassokosten.

Voorbeeld: zakelijke factuur van € 3.500

Stel dat jouw onderneming een zakelijke factuur van € 3.500 heeft verstuurd. De betalingstermijn is verstreken en de factuur blijft openstaan.

Wanneer voor de berekening de wettelijke staffel wordt gevolgd, ziet het voorbeeld er als volgt uit:

Zijn incassokosten bij zakelijke klanten altijd hetzelfde?

Niet per definitie. Bij een zakelijke overeenkomst moet je ook kijken naar wat partijen met elkaar hebben afgesproken. In algemene voorwaarden kan bijvoorbeeld een regeling zijn opgenomen voor buitengerechtelijke incassokosten.

Het is daarbij wel belangrijk dat die algemene voorwaarden daadwerkelijk onderdeel zijn geworden van de overeenkomst. Een ondernemer moet dus niet pas na het ontstaan van een conflict voor het eerst naar voorwaarden verwijzen die nooit eerder van toepassing zijn verklaard.

Moet je bij een zakelijke klant eerst een 14-dagenbrief sturen?

De bekende wettelijke 14-dagenbrief is vooral van belang bij incasso tegenover consumenten. Daarbij moet de consument onder bepaalde omstandigheden eerst de gelegenheid krijgen om alsnog zonder incassokosten te betalen.

Bij een zakelijke vordering ligt dat anders. Daar moet onder meer worden gekeken naar de overeenkomst, de afgesproken betalingstermijn, het moment waarop de debiteur in verzuim raakt en eventuele toepasselijke algemene voorwaarden.

Ook bij zakelijke incasso is het in de praktijk verstandig om duidelijk schriftelijk vast te leggen welk bedrag openstaat, waarop de vordering betrekking heeft en binnen welke termijn betaling wordt verlangd.

Incassokosten en rente zijn niet hetzelfde

Bij een openstaande zakelijke factuur kunnen verschillende onderdelen naast elkaar bestaan. Die worden regelmatig door elkaar gehaald, terwijl ze ieder een andere functie hebben.

Wat als de zakelijke klant de incassokosten betwist?

Een debiteur kan bezwaar maken tegen de hoogte of verschuldigdheid van de incassokosten. Dat betekent niet automatisch dat ook de oorspronkelijke factuur niet verschuldigd is.

Het is verstandig om in zo'n situatie verschillende onderdelen afzonderlijk te controleren.

Welke documenten zijn belangrijk?

Hoe beter een zakelijke vordering is gedocumenteerd, hoe eenvoudiger het doorgaans is om te beoordelen waar de vordering vandaan komt en welke afspraken partijen hebben gemaakt.

Bewaar daarom niet alleen de factuur zelf. Afhankelijk van het dossier kunnen onder andere de overeenkomst, offerte, opdrachtbevestiging, algemene voorwaarden, afleverdocumenten, e-mails en eerdere betalingsafspraken relevant zijn.

Wanneer schakel je een incassobureau in?

Je hoeft een zakelijke klant niet eindeloos opnieuw te blijven herinneren. Wanneer een factuur opeisbaar is en verdere betalingsverzoeken of betaalbeloften niet tot betaling leiden, kan het verstandig zijn om verdere actie te ondernemen.

Bij overdracht aan een incassobureau is het belangrijk dat duidelijk is wie de debiteur is, welk bedrag openstaat en waar de vordering op gebaseerd is.

Vordio richt zich op zakelijke incasso. Nieuwe opdrachtgevers worden eerst beoordeeld. Na goedkeuring krijg je toegang tot Mijn Vordio en kun je jouw zakelijke incassodossiers digitaal indienen.

Hoe werkt dat bij Vordio?

Voor het reguliere buitengerechtelijke incassotraject werkt Vordio op basis van No Cure No Pay. Er zijn geen opstartkosten en geen verplicht abonnement.

Bij volledige inning komen de geïnde hoofdsom en de daadwerkelijk geïnde rente toe aan jou als opdrachtgever. De daadwerkelijk geïnde buitengerechtelijke incassokosten vormen de vergoeding voor Vordio.

Een eventuele gerechtelijke of deurwaardersstap wordt niet automatisch gestart. Wanneer zo'n vervolgstap aan de orde komt, wordt deze afzonderlijk besproken.