Zakelijke factuur betwist: wat nu?
Een zakelijke klant weigert jouw factuur te betalen en stelt dat de vordering niet klopt. Dan is het belangrijk om eerst vast te stellen wat precies wordt betwist en welke stukken jouw vordering onderbouwen.
- Een betwisting betekent niet automatisch dat de factuur ongeldig of niet verschuldigd is.
- Vraag de klant om concreet aan te geven wat precies wordt betwist en waarom.
- Controleer overeenkomst, offerte, opdrachtbevestiging, levering en correspondentie.
- Maak onderscheid tussen een volledig betwiste en gedeeltelijk betwiste vordering.
- Hoe sterker het dossier, hoe beter kan worden beoordeeld welke incassostap passend is.
Niet iedere onbetaalde zakelijke factuur is hetzelfde. Soms reageert de klant helemaal niet. In andere gevallen laat de klant weten dat hij de factuur niet accepteert.
Bijvoorbeeld omdat volgens de klant niet goed is geleverd, de werkzaamheden niet volledig zouden zijn uitgevoerd of het gefactureerde bedrag niet overeenkomt met de gemaakte afspraken.
In zo'n situatie moet eerst duidelijk worden wat precies wordt betwist en waarop de vordering is gebaseerd.
Wat betekent het als een zakelijke factuur wordt betwist?
Een betwisting houdt in dat de zakelijke klant bezwaar maakt tegen de factuur of tegen de onderliggende betalingsverplichting.
Dat kan gaan om de volledige factuur, maar ook om slechts een deel daarvan. De klant kan bijvoorbeeld erkennen dat werkzaamheden zijn uitgevoerd, maar stellen dat bepaalde uren of onderdelen niet zijn afgesproken.
De enkele mededeling dat een factuur wordt betwist, maakt de vordering niet vanzelf ongeldig. De inhoud van het geschil en de beschikbare documenten zijn bepalend voor de beoordeling.
Vraag altijd wat precies wordt betwist
Een mededeling als 'wij zijn het niet eens met deze factuur' is weinig concreet. Vraag de klant daarom om duidelijk aan te geven welk onderdeel wordt betwist en waarom.
Vraag die toelichting bij voorkeur schriftelijk. Daarmee voorkom je later discussie over wat de klant precies heeft aangevoerd.
Welke post wordt betwist?
Vraag of het bezwaar betrekking heeft op het volledige factuurbedrag of slechts op een onderdeel.
Wat is de reden?
Laat de klant concreet uitleggen waarom hij meent dat betaling niet of niet volledig verschuldigd is.
Welke afspraak wordt aangehaald?
Controleer of de klant verwijst naar een offerte, overeenkomst, planning, prijsafspraak of andere afspraak.
Is er bewijs?
Vraag zo nodig om documenten, e-mails of andere stukken waarmee het bezwaar wordt onderbouwd.
Controleer eerst de overeenkomst en offerte
Bij een zakelijke betwisting begint de beoordeling vrijwel altijd bij de afspraken die vooraf zijn gemaakt.
Kijk daarom naar de offerte, overeenkomst, opdrachtbevestiging en eventueel geldige algemene voorwaarden .
Daaruit moet zo duidelijk mogelijk blijken welke prestatie is afgesproken, tegen welke prijs en onder welke voorwaarden.
Controleer bewijs van levering of uitvoering
Een factuur alleen bewijst niet in iedere situatie dat de onderliggende prestatie precies zoals afgesproken is geleverd.
Verzamel daarom ook stukken waarmee kan worden aangetoond dat de werkzaamheden of levering daadwerkelijk hebben plaatsgevonden.
Bij goederen kan een ondertekende afleverbon relevant zijn.
Bij dienstverlening kan een duidelijke urenregistratie het dossier ondersteunen.
Goedkeuringen, aanvullingen en wijzigingen kunnen blijken uit e-mailverkeer.
Hiermee kan worden onderbouwd welke werkzaamheden of producten zijn overeengekomen.
Wat als maar een deel van de factuur wordt betwist?
Een klant hoeft niet altijd de hele factuur af te wijzen. Het kan bijvoorbeeld gaan om één specifieke post, een hoeveelheid uren of een deel van het geleverde werk.
Maak daarom duidelijk onderscheid tussen het betwiste gedeelte en het onbetwiste gedeelte.
Wanneer de klant erkent dat een deel van de factuur verschuldigd is, leg dan duidelijk vast welk bedrag wordt erkend en welk bedrag nog onderwerp van discussie is.
Wat als de klant pas na meerdere aanmaningen bezwaar maakt?
Soms blijft een factuur langere tijd onbetaald zonder inhoudelijke reactie en komt er pas na een zakelijke aanmaning ineens een bezwaar.
Dat tijdstip kan relevant zijn voor de beoordeling van het dossier, maar het betekent niet automatisch dat het bezwaar daardoor ongeldig is.
Beoordeel daarom nog steeds inhoudelijk wat de klant aanvoert en vergelijk dit met de beschikbare stukken.
Speelt verzuim nog een rol?
Ja. Voor verschillende juridische gevolgen is het relevant of de schuldenaar in verzuim is.
In het algemeen kan verzuim intreden na een schriftelijke ingebrekestelling waarbij een redelijke termijn voor nakoming wordt gegeven. In bepaalde situaties kan verzuim ook zonder ingebrekestelling intreden, bijvoorbeeld wanneer een voor de nakoming bepaalde termijn verstrijkt en deze termijn als fataal geldt.
Daarom moet bij een betwiste zakelijke factuur altijd worden gekeken naar de overeenkomst en de precieze omstandigheden.
Kun je rente rekenen over een betwiste zakelijke factuur?
Een betwisting betekent niet automatisch dat rente nooit meer een rol kan spelen.
Bij een handelsovereenkomst kan wettelijke handelsrente verschuldigd zijn over een te laat betaalde geldsom. Voor de toepassing daarvan moet wel worden gekeken naar de betalingsverplichting, de toepasselijke afspraken en de concrete omstandigheden van het dossier.
De wettelijke handelsrente bedraagt sinds 1 juli 2026 10,4% per jaar.
Of en over welk bedrag rente kan worden gevorderd, hangt af van de uiteindelijke beoordeling van de betalingsverplichting en de toepasselijke regeling.
En hoe zit het met incassokosten?
Ook bij incassokosten moet eerst duidelijk zijn welke vordering daadwerkelijk verschuldigd is en welke afspraken tussen partijen gelden.
Bij zakelijke klanten kunnen de overeenkomst en algemene voorwaarden afspraken bevatten over buitengerechtelijke incassokosten.
Een betwisting betekent dus niet automatisch dat incassokosten onmogelijk zijn, maar een inhoudelijk geschil vraagt wel om zorgvuldige beoordeling voordat bedragen worden gevorderd.
Wanneer is zakelijke incasso nog mogelijk?
Een betwiste vordering kan niet op dezelfde manier worden behandeld als een klant die simpelweg nergens op reageert.
Toch betekent een bezwaar niet automatisch dat buitengerechtelijke incasso zinloos is. Wanneer uit het dossier blijkt dat de vordering goed kan worden onderbouwd, kan verdere opvolging nog steeds mogelijk zijn.
De kernvraag is daarom niet alleen "wordt de factuur betwist?", maar vooral: "hoe sterk is de onderliggende vordering?"
Controleer de grondslag
Is duidelijk welke overeenkomst of opdracht aan de factuur ten grondslag ligt?
Controleer het bewijs
Kun je aantonen dat de afgesproken prestatie daadwerkelijk is geleverd?
Beoordeel het bezwaar
Is het bezwaar concreet onderbouwd of blijft het bij een algemene weigering om te betalen?
Kies de vervolgstap
Afhankelijk van het dossier kan verdere buitengerechtelijke opvolging of een andere route passend zijn.
Wanneer wordt een gerechtelijke procedure relevanter?
Wanneer partijen inhoudelijk tegenover elkaar blijven staan en de debiteur ondanks verdere correspondentie niet betaalt, kan een gerechtelijke beoordeling uiteindelijk nodig worden.
Een rechter kan dan beoordelen welke afspraken zijn gemaakt, welke prestatie is geleverd en welk bedrag daadwerkelijk verschuldigd is.
Een gerechtelijke stap moet niet automatisch worden gestart. Kosten, bewijspositie, hoogte van de vordering en verhaalsmogelijkheden kunnen allemaal meewegen.
Welke documenten zijn belangrijk?
Bij een betwiste vordering is een volledig dossier extra belangrijk.
De oorspronkelijke factuur en eventuele creditfacturen.
De overeenkomst, offerte of opdrachtbevestiging waarop de factuur is gebaseerd.
Documenten waaruit blijkt dat werkzaamheden of levering hebben plaatsgevonden.
E-mails, bezwaren, herinneringen en andere relevante communicatie.
Laat oudere dossiers niet onnodig liggen
Ook wanneer een vordering wordt betwist, is het verstandig om het dossier actief te blijven bewaken.
Bij oudere dossiers kan uiteindelijk ook verjaring van een zakelijke factuur een rol gaan spelen.
Hoe werkt dat bij Vordio?
Vordio richt zich op zakelijke incasso. Nieuwe opdrachtgevers worden eerst beoordeeld. Na goedkeuring krijg je toegang tot Mijn Vordio en kun je jouw zakelijke incassodossiers digitaal indienen.
Bij een betwiste vordering bekijken we welke stukken beschikbaar zijn en waarop de vordering is gebaseerd. Hoe completer het dossier, hoe beter de positie kan worden beoordeeld.
Meer over het proces lees je op onze werkwijze .
Voor het reguliere buitengerechtelijke incassotraject werkt Vordio op basis van No Cure No Pay. Meer informatie vind je op onze pagina met tarieven en kosten .
Een eventuele gerechtelijke of deurwaardersstap wordt niet automatisch gestart. Wanneer zo'n vervolgstap aan de orde komt, wordt deze afzonderlijk besproken.
Veelgestelde vragen over een betwiste zakelijke factuur
Wat betekent het als een zakelijke factuur wordt betwist?
Is een betwiste factuur automatisch ongeldig?
Wat moet ik doen als mijn klant de factuur betwist?
Kan ik een gedeeltelijk betwiste factuur nog innen?
Kan ik rente rekenen als de factuur wordt betwist?
Kan een betwiste factuur naar een incassobureau?
Welke documenten zijn belangrijk?
Wanneer kan ik Vordio inschakelen?
Laat eerst beoordelen hoe sterk jouw dossier staat.
Meld jouw onderneming aan bij Vordio. Na beoordeling en goedkeuring kun je jouw zakelijke incassodossiers via Mijn Vordio indienen.
