Zakelijke klant betaalt factuur niet: wat nu?
De betalingstermijn is verstreken, maar jouw zakelijke klant heeft de factuur nog steeds niet betaald. Hoe lang wacht je, wanneer stuur je een herinnering en op welk moment is het verstandig om de vordering uit handen te geven?
- Controleer eerst of de factuur klopt en of de afgesproken betalingstermijn daadwerkelijk is verstreken.
- Bij zakelijke klanten is een betalingsherinnering niet dezelfde wettelijke voorwaarde als de 14-dagenbrief bij consumenten.
- Het is in de praktijk wel verstandig om een zakelijke klant eerst duidelijk schriftelijk op de openstaande factuur te wijzen.
- Bij een handelsovereenkomst kan wettelijke handelsrente verschuldigd zijn wanneer betaling te laat plaatsvindt.
- Blijven herinneringen en betaalbeloften zonder resultaat, dan kan zakelijke incasso een logische vervolgstap zijn.
Je hebt jouw product geleverd of werkzaamheden uitgevoerd en de factuur netjes verstuurd. De betalingstermijn verstrijkt, maar het geld staat niet op jouw rekening.
Dat betekent niet dat je direct naar de rechter hoeft. Wel is het verstandig om een onbetaalde zakelijke factuur gestructureerd en tijdig op te volgen. Hoe langer een factuur blijft liggen, hoe lastiger het vaak wordt om betaling alsnog te verkrijgen.
Stap 1: controleer eerst de factuur en afspraken
Voordat je jouw klant benadert, controleer je eerst of aan jouw kant alles klopt. Een fout op de factuur kan een eenvoudige reden zijn waarom betaling is uitgebleven.
Controleer de klantgegevens
Staat de juiste bedrijfsnaam op de factuur en is deze naar het juiste factuur- of e-mailadres gestuurd?
Controleer het factuurbedrag
Komt het bedrag overeen met de offerte, overeenkomst, opdrachtbevestiging of andere gemaakte afspraken?
Controleer de betalingstermijn
Bekijk welke betalingstermijn partijen hebben afgesproken en of deze inmiddels daadwerkelijk is verstreken.
Controleer of al betaald is
Controleer jouw bankrekening voordat je een klant benadert. Misschien is de betaling inmiddels ontvangen of onder een andere omschrijving geboekt.
Welke betalingstermijn geldt bij zakelijke klanten?
Bij zakelijke transacties is het belangrijk om vooraf duidelijke afspraken over de betalingstermijn te maken. Een termijn van 30 dagen is in het zakelijke verkeer gebruikelijk.
Wanneer tussen bedrijven geen andere geldige termijn is afgesproken, geldt voor zakelijke bestellingen in beginsel een termijn van 30 dagen. Bedrijven kunnen onderling in veel situaties een termijn tot maximaal 60 dagen afspreken.
Voor betalingen van een grootbedrijf aan een mkb-onderneming geldt een maximale betalingstermijn van 30 dagen. Ook voor overheidsorganisaties geldt in beginsel een maximale betalingstermijn van 30 dagen.
Neem de betalingstermijn bij voorkeur op in jouw overeenkomst en algemene voorwaarden en vermeld deze vervolgens duidelijk op de factuur.
Stap 2: neem contact op met de zakelijke klant
Een onbetaalde factuur betekent niet altijd dat een klant bewust weigert te betalen. Een factuur kan intern zijn blijven liggen, naar de verkeerde afdeling zijn gestuurd of simpelweg over het hoofd zijn gezien.
Neem daarom kort na het verstrijken van de betalingstermijn contact op. Dat kan telefonisch, maar zorg er bij belangrijke afspraken voor dat je deze ook schriftelijk bevestigt.
Controleer eerst of jouw klant de factuur daadwerkelijk in de administratie heeft staan.
Mogelijk is er een administratief probleem of bestaat er discussie over de levering.
Neem geen genoegen met alleen 'we betalen binnenkort', maar vraag wanneer de betaling precies wordt uitgevoerd.
Bevestig een betaalbelofte of betalingsregeling bij voorkeur schriftelijk.
Stap 3: stuur een betalingsherinnering
Is de factuur nog steeds niet betaald? Stuur dan een duidelijke betalingsherinnering. Bij een zakelijke klant is de bekende wettelijke 14-dagenbrief voor consumenten niet op dezelfde manier verplicht.
Een schriftelijke herinnering is in de praktijk wel verstandig. Daarmee geef je de klant nog een duidelijke gelegenheid om te betalen en bouw je tegelijkertijd een beter dossier op.
De verplichte 14-dagenbrief uit de consumentenincasso moet niet automatisch op een B2B-vordering worden toegepast. Bij zakelijke klanten zijn onder meer de overeenkomst en toepasselijke algemene voorwaarden belangrijk.
Wat zet je in een zakelijke betalingsherinnering?
Een betalingsherinnering hoeft niet ingewikkeld te zijn. Het belangrijkste is dat voor de klant duidelijk is welke factuur nog openstaat en wat je verwacht.
Stap 4: stuur een zakelijke aanmaning
Wordt ook na de herinnering niet betaald, dan kun je de toon formeler maken. In een aanmaning maak je duidelijk dat de factuur nog steeds openstaat en dat verdere stappen kunnen volgen wanneer betaling opnieuw uitblijft.
Controleer daarbij altijd welke afspraken zijn opgenomen in de overeenkomst en jouw algemene voorwaarden. Daar kunnen bijvoorbeeld bepalingen in staan over rente en buitengerechtelijke incassokosten.
Mag je rente rekenen over een zakelijke factuur?
Bij handelsovereenkomsten kan wettelijke handelsrente verschuldigd zijn wanneer betaling te laat plaatsvindt. Daarnaast kunnen partijen zelf contractuele afspraken over rente hebben gemaakt.
De wettelijke handelsrente voor handelstransacties bedraagt sinds 1 juli 2026 10,4% per jaar. Dit percentage kan in de toekomst wijzigen.
Voor handelstransacties geldt een afzonderlijk percentage. Controleer daarom altijd welke rente op de betreffende overeenkomst van toepassing is en over welke periode deze kan worden berekend.
Kun je incassokosten rekenen?
Naast de hoofdsom en eventuele rente kunnen ook buitengerechtelijke incassokosten een rol spelen. Bij zakelijke overeenkomsten zijn de afspraken tussen partijen en de toepasselijke algemene voorwaarden belangrijk.
Wanneer de wettelijke staffel voor buitengerechtelijke incassokosten wordt toegepast, wordt de vergoeding stapsgewijs berekend over de hoogte van de hoofdsom.
Eerste € 2.500
Over de eerste € 2.500 bedraagt de wettelijke staffel 15%.
Volgende € 2.500
Over het gedeelte tussen € 2.500 en € 5.000 bedraagt het percentage 10%.
Volgende € 5.000
Over het gedeelte tussen € 5.000 en € 10.000 bedraagt het percentage 5%.
Hogere bedragen
Over de daaropvolgende € 190.000 geldt 1% en over het meerdere 0,5%, waarbij voor deze wettelijke vergoeding een maximum geldt.
De wettelijke staffel kent een minimumbedrag van € 40 en een maximum van € 6.775.
Wat als de klant een betalingsregeling wil?
Een betalingsregeling kan een praktische oplossing zijn wanneer jouw klant de vordering erkent maar tijdelijk niet in één keer kan betalen.
Maak zo'n afspraak niet uitsluitend telefonisch. Leg duidelijk schriftelijk vast welk bedrag openstaat, hoeveel termijnen worden betaald, wanneer die termijnen vervallen en wat er gebeurt wanneer een termijn niet wordt voldaan.
Leg vast welk totaalbedrag op het moment van de regeling nog verschuldigd is.
Zet duidelijk op papier hoeveel de klant per termijn betaalt.
Gebruik concrete data in plaats van algemene formuleringen zoals 'maandelijks'.
Leg vast wat er gebeurt wanneer de klant de afgesproken betalingsregeling niet nakomt.
Wat als de zakelijke klant de factuur betwist?
Een niet-betaalde factuur is niet altijd een eenvoudige incassokwestie. De klant kan bijvoorbeeld stellen dat een product niet is geleverd, werkzaamheden niet correct zijn uitgevoerd of het gefactureerde bedrag niet overeenkomt met de gemaakte afspraken.
Vraag in dat geval om een concrete schriftelijke toelichting en controleer jouw dossier. Verzamel documenten waarmee je kunt onderbouwen waar de vordering vandaan komt.
Een inhoudelijk geschil over de overeenkomst is iets anders dan een klant die simpelweg niet reageert of ondanks betaalbeloften niet betaalt.
Welke documenten zijn belangrijk?
Wanneer je besluit een openstaande factuur uit handen te geven, helpt een compleet dossier om snel te kunnen beoordelen waarop de vordering is gebaseerd.
Factuur
Zorg dat de oorspronkelijke factuur en eventuele creditfacturen beschikbaar zijn.
Overeenkomst of offerte
Hiermee kan worden vastgesteld welke prestatie en prijs partijen hebben afgesproken.
Algemene voorwaarden
Wanneer algemene voorwaarden van toepassing zijn, kunnen deze belangrijke afspraken bevatten over betaling, rente en incassokosten.
Correspondentie
Bewaar herinneringen, aanmaningen, e-mails, betaalbeloften en eventuele bezwaren van de klant.
Bewijs van levering
Afhankelijk van het dossier kan ook bewijs van levering of uitvoering van de werkzaamheden belangrijk zijn.
Hoe lang moet je blijven herinneren?
Er bestaat geen praktische reden om een zakelijke klant eindeloos nieuwe herinneringen te blijven sturen wanneer daar geen betaling tegenover staat.
KVK gebruikt in zijn praktische voorbeeld voor debiteurenbeheer een traject waarin kort na het verstrijken van de betalingstermijn een herinnering wordt verstuurd, daarna een aanmaning volgt en de vordering vervolgens kan worden overgedragen wanneer betaling uitblijft. Dat schema is nadrukkelijk een voorbeeld en geen verplichte wettelijke planning.
Welke snelheid voor jouw dossier passend is, hangt onder andere af van de gemaakte afspraken, de reactie van de klant, de hoogte van de vordering en de commerciële relatie.
Wanneer schakel je een incassobureau in?
Wanneer de factuur opeisbaar is, de klant voldoende gelegenheid heeft gehad om te betalen en herinneringen of betaalbeloften niet tot resultaat leiden, kan het moment zijn gekomen om verdere incassomaatregelen te nemen.
Een incassobureau probeert de vordering buitengerechtelijk te innen. Dat betekent dat nog niet direct een gerechtelijke procedure wordt gestart.
Lukt buitengerechtelijke inning niet, dan kan afhankelijk van het dossier worden bekeken of een gerechtelijke vervolgstap wenselijk is.
Een consequente opvolging zorgt voor een duidelijker dossier en voorkomt dat betaalbeloften steeds opnieuw zonder gevolg worden uitgesteld.
Hoe werkt zakelijke incasso via Vordio?
Vordio richt zich op zakelijke incasso. Nieuwe opdrachtgevers worden eerst beoordeeld. Na goedkeuring krijg je toegang tot Mijn Vordio en kun je jouw zakelijke incassodossiers digitaal indienen.
Voor het reguliere buitengerechtelijke incassotraject werkt Vordio op basis van No Cure No Pay. Er zijn geen opstartkosten en geen verplicht abonnement.
Bij volledige inning komen de geïnde hoofdsom en de daadwerkelijk geïnde rente toe aan jou als opdrachtgever. De daadwerkelijk geïnde buitengerechtelijke incassokosten vormen de vergoeding voor Vordio.
Een eventuele gerechtelijke of deurwaardersstap wordt niet automatisch gestart. Wanneer zo'n vervolgstap aan de orde komt, wordt deze afzonderlijk besproken.
Veelgestelde vragen over een onbetaalde zakelijke factuur
Wat doe ik als een zakelijke klant mijn factuur niet betaalt?
Moet ik een zakelijke klant eerst een 14-dagenbrief sturen?
Welke betalingstermijn geldt tussen bedrijven?
Mag ik rente rekenen als een zakelijke klant te laat betaalt?
Mag ik incassokosten rekenen bij een zakelijke klant?
Wat als mijn klant zegt dat de factuur niet klopt?
Wanneer kan ik Vordio inschakelen?
Wat kost zakelijke incasso via Vordio?
Laat een openstaande zakelijke vordering niet onnodig liggen.
Meld jouw onderneming aan bij Vordio. Na beoordeling en goedkeuring kun je jouw zakelijke incassodossiers via Mijn Vordio indienen.
