Zakelijke aanmaning sturen: wat moet erin?

De factuur is verstuurd, de betalingstermijn is verstreken en een eerdere herinnering heeft niets opgeleverd. Je wilt de klant nog één keer duidelijk laten weten dat betaling wordt verwacht.

Dan kun je een zakelijke aanmaning sturen. Daarmee maak je duidelijk welke vordering nog openstaat en welke vervolgstappen mogelijk zijn wanneer betaling opnieuw uitblijft.

Wat is een zakelijke aanmaning?

Een aanmaning is een schriftelijk verzoek waarin je een debiteur duidelijk tot betaling van een openstaande vordering aanzet. De toon is doorgaans formeler dan bij een eerste vriendelijke betalingsherinnering.

Een zakelijke aanmaning is niet hetzelfde als de bekende wettelijke 14-dagenbrief voor consumenten. Voor een zakelijke klant geldt die consumentenregeling niet op dezelfde manier.

Wanneer stuur je een zakelijke aanmaning?

Controleer eerst of de overeengekomen betalingstermijn daadwerkelijk is verstreken. Kijk daarbij niet alleen naar de factuur, maar ook naar de overeenkomst, offerte en eventuele algemene voorwaarden.

Een gebruikelijke praktische aanpak is om eerst contact op te nemen of een vriendelijke betalingsherinnering te sturen. Blijft betaling daarna uit, dan kun je de communicatie formeler maken met een aanmaning.

Wat moet er in een zakelijke aanmaning staan?

Er bestaat niet één wettelijk verplicht standaardmodel voor iedere zakelijke aanmaning. Wel is het belangrijk dat jouw klant direct kan begrijpen waarop de vordering betrekking heeft en wat er van hem of haar wordt verwacht.

Neem daarom in ieder geval de belangrijkste gegevens van de vordering op.

Gebruik een concrete betaaldatum

Een formulering zoals 'wij verzoeken u zo snel mogelijk te betalen' is minder duidelijk dan een concrete termijn.

Schrijf bijvoorbeeld dat het volledige bedrag uiterlijk op een bepaalde datum moet zijn ontvangen. Zo is zowel voor jou als voor de debiteur duidelijk wat de laatste aangegeven betaalmogelijkheid is.

Moet je eerst een betalingsherinnering sturen?

Bij zakelijke klanten is een betalingsherinnering niet wettelijk verplicht op dezelfde manier als bij een consument. Het is wel vaak verstandig om eerst contact op te nemen of een herinnering te sturen.

Daarmee kan een simpele administratieve fout worden opgelost zonder dat de zakelijke relatie direct onder druk komt te staan. Bovendien bouw je zo een duidelijk dossier op wanneer verdere incasso later nodig blijkt.

Controleer daarnaast de algemene voorwaarden. Daarin kunnen afspraken staan over wat gebeurt zodra de betalingstermijn is verstreken, bijvoorbeeld over rente of incassokosten.

Moet een zakelijke aanmaning per post?

Zakelijke communicatie vindt tegenwoordig vaak per e-mail plaats. Een aanmaning hoeft daarom niet automatisch uitsluitend per gewone post te worden verstuurd.

Belangrijk is wel dat je jouw dossier goed kunt onderbouwen. Bewaar daarom de verzonden e-mail, brief en eventuele verzendgegevens. Bij een belangrijk of betwist dossier kan het verstandig zijn om extra aandacht te besteden aan bewijs van verzending en ontvangst.

Mag je wettelijke handelsrente vermelden?

Bij handelsovereenkomsten kan wettelijke handelsrente verschuldigd zijn wanneer betaling te laat plaatsvindt. Daarnaast kunnen partijen afspraken over rente hebben gemaakt in een overeenkomst of geldige algemene voorwaarden.

De wettelijke handelsrente bedraagt per 23 september 2026 10,4% per jaar. Het percentage geldt sinds 1 juli 2026 en kan in de toekomst wijzigen.

Controleer daarom bij het opstellen van een aanmaning welk rentepercentage juridisch van toepassing is en vanaf welke datum rente kan worden berekend.

Mag je incassokosten opnemen in de aanmaning?

Bij zakelijke vorderingen zijn de afspraken tussen partijen belangrijk. In algemene voorwaarden kan bijvoorbeeld een regeling voor buitengerechtelijke incassokosten zijn opgenomen.

Wanneer de schuldenaar zakelijk handelt, mogen partijen bij overeenkomst afwijken van de wettelijke normering voor incassokosten. Zijn hierover geen afspraken gemaakt, dan is de wettelijke regeling het uitgangspunt.

Bij toepassing van de wettelijke staffel geldt een minimum van € 40 en een maximum van € 6.775.

Voorbeeld: zakelijke factuur blijft onbetaald

Stel dat je een zakelijke klant een factuur van € 2.000 hebt gestuurd. De afgesproken betalingstermijn is verstreken en je hebt de klant al vriendelijk herinnerd.

Je kunt vervolgens een duidelijkere aanmaning sturen waarin je bijvoorbeeld vermeldt:

Wat als de klant de factuur betwist?

Een zakelijke aanmaning lost een inhoudelijk geschil niet automatisch op. De klant kan bijvoorbeeld aangeven dat de levering niet klopt, werkzaamheden niet volgens afspraak zijn uitgevoerd of het gefactureerde bedrag wordt betwist.

Vraag in dat geval om een concrete en bij voorkeur schriftelijke onderbouwing van het bezwaar. Controleer vervolgens jouw eigen dossier.

Wat als de klant een betalingsregeling vraagt?

Een zakelijke klant kan aangeven dat het bedrag wel wordt erkend, maar dat volledige betaling op korte termijn niet mogelijk is. Je kunt dan overwegen om een betalingsregeling af te spreken.

Leg een regeling altijd duidelijk vast. Vermeld het openstaande saldo, de termijnbedragen, de exacte betaaldata en wat er gebeurt wanneer een termijn niet tijdig wordt voldaan.

Hoeveel aanmaningen moet je sturen?

Je hoeft een zakelijke klant niet onbeperkt nieuwe kansen te geven. Hoeveel contactmomenten verstandig zijn, hangt af van de omstandigheden en jouw relatie met de klant.

KVK gebruikt in zijn praktische voorbeeld van debiteurenbeheer een herinnering na het verlopen van de betalingstermijn, vervolgens een aanmaning en daarna verdere incasso. Dat is een praktische voorbeeldroute en geen verplichte wettelijke kalender.

Heeft een klant meerdere betaalbeloften gedaan zonder deze na te komen, dan kan het weinig zin hebben om steeds opnieuw dezelfde aanmaning te versturen.

Wanneer geef je de vordering uit handen?

Blijft betaling uit nadat je de klant duidelijk hebt benaderd, dan kun je overwegen de vordering aan een incassobureau over te dragen.

Zorg voordat je dat doet voor een compleet dossier. Hoe duidelijker de grondslag van de factuur en eerdere communicatie zijn, hoe eenvoudiger de vordering kan worden beoordeeld.

Hoe werkt dat bij Vordio?

Vordio richt zich op zakelijke incasso. Nieuwe opdrachtgevers worden eerst beoordeeld. Na goedkeuring krijg je toegang tot Mijn Vordio en kun je jouw zakelijke incassodossiers digitaal indienen.

Voor het reguliere buitengerechtelijke incassotraject werkt Vordio op basis van No Cure No Pay. Er zijn geen opstartkosten en geen verplicht abonnement.

Bij volledige inning komen de geïnde hoofdsom en de daadwerkelijk geïnde rente toe aan jou als opdrachtgever. De daadwerkelijk geïnde buitengerechtelijke incassokosten vormen de vergoeding voor Vordio.

Een eventuele gerechtelijke of deurwaardersstap wordt niet automatisch gestart. Wanneer zo'n vervolgstap aan de orde komt, wordt deze afzonderlijk besproken.